Wat is een auto reply?
Een auto-reply is een bericht dat automatisch wordt verzonden, wanneer er een e-mail (in je inbox) binnenkomt . Dit wordt ook wel een afwezigheidsbericht genoemd. Hiermee kun je een ander laten weten dat je niet bereikbaar bent. Degene die (jou) een bericht stuurt krijgt direct een bevestiging op de verzonden e-mail. Vaak wordt dit als prettig ervaren, want dan weet je zeker dat het bericht goed is aangekomen.
6 tips voor een goede auto-reply tijdens je vakantie
- Begin op tijd!
Als je de auto-reply een paar dagen van tevoren aanzet, dan kan je rustig al je werk nog even afhandelen voordat je op vakantie gaat. - Zorg voor de juiste verwachting (periode van afwezigheid)
Vertel in je bericht wanneer de zender antwoord terug kan verwachten, want dat schept duidelijkheid. Wanneer je aangeeft “ik zal mijn e-mail regelmatig controleren”, dan is het niet duidelijk wanneer je dat gaat doen en kun je een verkeerde verwachting creëren. Bovendien geeft dat je geen rust als je op een luchtbedje in de zee aan het dobberen bent. Beter kun je zeggen: “vanaf maandag 8 mei ben ik weer beschikbaar om je e-mail te behandelen”. - Geef aan waarom je de e-mail niet kunt beantwoorden (genieten van je vakantie)
In plaats van alleen vertellen dat je “out of office” bent en vanaf maandag 8 mei weer beschikbaar bent, is het vriendelijker om ook aan te geven waarom je de e-mail niet kunt beantwoorden.
Je kunt de e-mail niet beantwoorden, want je bent op een welverdiende vakantie om je weer op te laden, zodat je vanaf 8 mei er weer 100% kunt zijn voor je klanten. - Wat wordt er gedaan met de gestuurde e-mail?
Vertel de klant wat er mijn zijn bericht wordt gedaan, bijvoorbeeld: “gezien de privacy wordt je e-mail niet doorgestuurd naar een collega.” - Alternatief contact toevoegen (contactgegevens collega)
Je kan in het bericht vermelden dat je collega wel kan helpen en zijn of haar e-mail en telefoonnummer erbij vermelden. - Maak het persoonlijk, communiceer niet als een computer
Ook al is het een geautomatiseerd bericht, dan kun je de tekst wel net zo schrijven, zoals je altijd doet en hoeft het niet ineens een heel 'koel' berichtje te zijn. Wel kun je erbij zetten dat het om een geautomatiseerd bericht gaat. E-mail is marketing! Wees vriendelijk en maak het leuk, ook al is het bericht geautomatiseerd.
Een auto-reply voorbeeld:
** Dit is een automatisch bericht **
Hallo & dankjewel voor je bericht!
Op dit moment ben ik aan het genieten van mijn welverdiende vakantie in Griekenland tot maandag 8 mei en kan ik je helaas niet persoonlijk van dienst zijn. In deze mail lees je bij wie je tijdens mijn afwezigheid terecht kunt. Om vertrouwelijkheidsredenen wordt je e-mail niet doorgestuurd.
Heb je een dringende vraag?
Gelukkig zijn mijn collega’s er wel om je te helpen. Als je verzoek commercieel is, dan kun je mailen naar mijn sales collega’s sales@infracom.nl of bellen met 088 – 200 9000. Bij overige vragen kun je contact opnemen met onze supportafdeling web@infracom.nl of 088 – 200 9030.
Ik wens je een prettige dag!
Vriendelijke groet,
Sonja van Breen
** Einde van het bericht **
