Mis geen belangrijke berichten
Wanneer er geen belangrijke berichten mogen worden gemist, kun je overwegen om gebruik te maken van een shared mailbox. Een shared mailbox kan worden gebruikt om een centrale opslagplaats te bieden voor e-mails die door meerdere personen kunnen worden bekeken, beheerd en beantwoord. In plaats van dat ieder zijn eigen mailbox beheert, kan een shared mailbox door meerdere personen worden ingezien en beheerd.
Samen verantwoordelijk
Dit kan handig zijn wanneer meerdere teamleden verantwoordelijk zijn voor het beantwoorden van klantvragen. Of wanneer meerdere mensen bestellingen verwerken. Door een gedeelde mailbox te gebruiken, hebben meerdere collega’s toegang tot dezelfde e-mails en kan er efficiënt worden samengewerkt om ervoor te zorgen dat alle e-mail berichten op tijd worden beantwoord.
Miscommunicatie beperken
Een bijkomend voordeel van het gebruik van een shared mailbox is dat het de communicatie binnen een team kan stroomlijnen. In plaats van dat teamleden heen en weer moeten mailen om op de hoogte te blijven van belangrijke berichten, kunnen ze allemaal dezelfde inbox inzien en op de hoogte blijven van wat er speelt. Hierdoor wordt de productiviteit verhoogd en de kans op miscommunicatie verminderd.
Is er verschil tussen Shared mailbox en een Persoonlijke mailbox:
Eigenlijk zitten er niet heel veel verschillen in, officieel zijn Shared mailboxen gratis aan te maken binnen het (Microsoft) platform (kost geen extra licentie). Het technische verschil is dat een gewone mailbox ter authenticatie een emailadres + wachtwoord en tegenwoordig ook vaak een Multifactor login heeft. Een Shared mailbox heeft geen eigen inlog (technisch gezien komt dit omdat het account erachter uitgeschakeld is). De mailbox wordt toegekend doormiddel van rechten. Zodra je de rechten hebt kan je de mailbox toevoegen met behulp van je eigen emailadres en wachtwoord.
Is er ook een nadeel bij een shared mailbox?
Nadeel van een shared mailbox is dat je niet kan inloggen op webmail. Wel kan je deze openen, zodra je met je eigen (persoonlijke) account ingelogd bent, maar het werkt eigenlijk het beste in Outlook. Dan kunnen de mailboxen netjes onder elkaar staan.
Online Helpdesk
Om je nog sneller te kunnen helpen hebben we de meest gestelde vragen én antwoorden over onze diensten overzichtelijk voor je opgesomd op onze Online Helpdesk:
