Maatwerkapplicatie ontwikkelen in fases
Voor Doen Uitzendorganisatie BV hebben we een maatwerk applicatie ontwikkeld, die stapsgewijs is/wordt ontwikkeld en per stap(je), in gebruik wordt genomen. Op deze manier kunnen de medewerkers van Doen! direct testen hoe de applicatie werkt, de voordelen ervan gebruiken en de nieuwe wensen kenbaar maken.
Vraagstuk
Doen! had de wens om een applicatie te laten ontwikkelen die precies zou aansluiten op haar werkwijze. Er zijn diverse CRM software systemen voor uitzendorganisaties, maar deze pakketten zijn zo uitgebreid dat er veel functies niet gebruikt zouden gaan worden.
Inventarisatie
We zijn begonnen met alle wensen in kaart brengen. Er was nog niet veel geautomatiseerd en er werd veel gewerkt met Excel, waardoor het moeilijk was om centraal te kunnen werken. De eerste wens was een systeem om informatie over klanten te kunnen opslaan. We hebben uiteindelijk acht fases gedefinieerd met gewenste functionaliteiten, die elk een tot twee ontwikkelweken in beslag zouden gaan nemen.
Ontwikkeling
In 2020 zijn we begonnen met een klein deel van de applicatie die direct na een paar weken in gebruik kon worden genomen door Doen! De volgende fase werd een paar maanden later ingepland. Inmiddels is de applicatie een verlengstuk van de organisatie geworden. Nog steeds geeft Doen! elke kwartaal nieuwe wensen aan. Gedurende het hele traject zijn er af en toe functionaliteiten in een fase verschoven, omdat er na het in gebruik nemen van de applicatie meer zicht is gekomen op directe voordelen.
Voordelen van de gefaseerde aanpak
- De kosten zijn behapbaar
- Zelf de controle over de doorlooptijd
- Flexibel, er kan op tijd worden bijgestuurd
Over de applicatie
Inmiddels is de applicatie uitgegroeid tot een systeem waar informatie over de opdrachtgevers en kandidaten kunnen worden opgeslagen en waar de medewerkers tegelijkertijd in kunnen werken.
Medewerkers kunnen kandidatenmappen genereren, dit zijn gepersonaliseerde offertes voor klanten met een begeleidende brief en een overzicht van de voor die klant geschikte kandidaten. Alle voorstellen voor klanten zien consistent hetzelfde uit, waardoor er een grote kwaliteitswinst is behaald.
Andere voordelen zijn dat de medewerkers van elkaar zien wie wat heeft gedaan en dat de inschrijvingen via de website, automatisch in de applicatie stromen. Door dit efficiënter werken is een enorme tijdswinst behaald.
